Na de intake wordt er een dossier aangemaakt in Mextra. Mextra werkt volgens ‘Privacy by design‘ principe en voldoet aan NEN7510 & ISO27002. In het online dossier worden alleen die persoonsgegevens van de cliënt vastgelegd die relevant zijn voor de begeleiding. De gegevens worden enkel uitgewisseld met derden na schriftelijke toestemming door de cliënt. In het dossier zijn de volgende onderdelen terug te vinden:
Personalia
Voor- en achternaam en het adres en zodat duidelijk is van wie welk dossier is en waar de cliënt woont. Het telefoonnummer en e-mailadres zodat we ook telefonisch en per mail contact kunnen hebben. Daarnaast wordt email gebruikt om de cliënt uit te nodigen voor zijn of haar dossier in Mextra.
Wat wordt er vastgelegd en waarom.
Geboortedatum en BSN worden vast gelegd zodat het mogelijk is om op afstand ook zaken te regelen bijvoorbeeld met de gemeente. Gegevens van andere betrokken zorgverleners worden genoteerd, zodat daar wanneer relevant in het kader van de begeleiding contact mee gelegd kan worden.
Begeleidingsplan en evaluatie
In het begeleidingsplan is de informatie van de intake, samen met het eventuele plan van aanpak van het Sociaal Wijkteam, verder uitgewerkt. In het plan worden de doelen in het kader van de begeleiding vastgelegd, eventueel aangevuld met subdoelen en concrete acties. Door regelmatig de vinger aan de pols te houden, kunnen we kijken of we op de goede weg zitten, of dat de doelen eventueel bijgesteld dienen te worden.
Logboek
Hierin wordt door de begeleiding gerapporteerd hoe er tijdens de huisbezoeken gewerkt is aan de gestelde doelen. Cliënten hebben weer de mogelijkheid om hierop te reageren.
Documenten
Bij dit onderdeel is het mogelijk om bestanden te uploaden die relevant zijn voor de begeleiding. Hieronder valt in ieder geval de beschikking vanuit de gemeente met het plan van aanpak en één of meerdere toestemmingsverklaringen. Daarnaast is het document Intake er terug te vinden. Bij dit onderdeel wordt de situatie bij aanvang van de begeleiding vast gelegd, met hierbij aandacht voor wat niet goed gaat en waar hulp bij nodig is, maar zeker ook de zaken die goed gaan en de krachten van de cliënt.
Bewaartermijn
Na het afronden van de begeleiding wordt het dossier een jaar bewaard, tenzij de cliënt specifiek verzoekt het dossier te vernietigen. De cliënt heeft namelijk immer het recht op vergetelheid.
Toegang tot het dossier
Alleen de cliënt en ikzelf hebben toegang tot het dossier. Alleen na schriftelijke toestemming kan iemand anders toegang krijgen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer er naast mij nog iemand begeleiding levert. Of bijvoorbeeld als er een vervanger tijdelijk waarneemt.
Pompe Coaching draagt er ook zorg voor dat de cliënt een map heeft met daarin de volgende opgestelde stukken: het begeleidingsplan, de opgestelde toestemmingsverklaring wanneer van toepassing, informatie over privacy en over de klachtenregeling.